Kaip valdyti laiką: verslininkų planavimo taisyklės

Laiko valdymas

Verslo konsultantė Ieva Iacob dalijasi keliais paprastais patarimais, kaip suvaldyti nesibaigiantį darbų srautą. M. Tarcijonaitės straipsnis VERSLO ŽINIOSE.

Spartėjant gyvenimo tempui, darbuotojai vis labiau jaučia laiko stygių. Sumaišties bus mažiau, jei specialistai aiškiai nusistatys kasdienės veiklos prioritetus ir, svarbiausia, skrupulingai laikysis naujųjų taisyklių.
Lengviausia pastebėti, kaip gyvenimo tempas greitėja, prisiminti, kiek anksčiau buvo galima skirti laiko įvairioms darbo užduotims atlikti. Vertinant iš šiandienos perspektyvų, prieš kelis dešimtmečius gyvenome lėtai ir prabangiai. Vis dėlto ir tuomet paklausę darbuotojų, ar šie turi laiko, ko gero, būtume išgirdę tą patį: „Nieko nespėju“, „Baigti projektą turėjau dar vakar“. Taigi nesvarbu, ką reikia padaryti, jei darbuotojas neturi laiko valdymo įgūdžių, tinkamų rezultatų pasiekti bus sunku.

Prioritetų svarba

Vilūnė Spaičė, kosmetikos ir parfumerijos tinklą valdančios UAB „Douglas LT“ direktorė, prisipažįsta, kad pati yra išmokusi tinkamai valdyti laiką, o darbuotojai šių įgūdžių mokėsi neseniai surengtame seminare.
„Kai nemokame planuoti laiko, užsikuičiame detalėse. Sakykime, perskaitėme laišką, kuriame išdėstoma trumpa užklausa. Jei jau perskaitėme, tai ir atsakykime. Nereikia tokio laiško priskirti prie tokių, kuriuos skaitysime vėliau, arba pasižymėti kaip dar neskaityto. Jeigu negali atsakyti, iš karto galima reikalą perduoti“, – apie įprotį švaistyti laiką kalba p. Spaičė.
Pasak jos, yra kelios laiko planavimo taisyklės, kurių reikia laikytis.
Pirma, greiti, skubūs ir svarbūs darbai negali būti atidėliojami. Pavyzdžiui, jei žinai, kad kolega laukia, kol jam persiųsi svarbius duomenis, nes be jų stoja darbas, reikia persiųsti. Antra, atlikti darbą iš karto nuo pradžios iki pabaigos.
„Kai nuvažiuoju į parduotuvę ir kalbuosi su vadove, iš karto telefone žymiuosi, ką aptariame. Grįžusi į automobilį, visą informaciją išsiunčiu regiono parduotuvių vadovei. Viskas, mano darbas atliktas. Laikas gaištamas tuomet, kai ateini į parduotuvę, pasikalbi, išgeri kavos, tada grįžti į biurą ir kelias dienas delsi išsiųsti pastabas, paskui apskritai pamiršti tai padaryti. Galiausiai kitą kartą nuvažiuoji į parduotuvę ir nebūna jokių pokyčių“, – aiškina p. Spaičė.

Mažmeninėje prekyboje detalės ypač aktualios. Todėl, kalba pašnekovė, svarbu smulkmenas pastebėti, tuoj pat išspręsti ir nebegrįžti prie tos pačios problemos.
„Pastebėjimus nebūtinai siunčiu raštu. Kartais pakanka nufotografuoti parduotuvę ir nusiųsti nuotraukas vadovams. Tai reiškia, kad kitą kartą atvažiavusi į parduotuvę nufotografuotų dalykų nenoriu rasti“, – kaip laiką taupyti naudojant technologijas, kalba p. Spaičė.

Naudojasi įrankiais

Vykstant į komandiruotes su komanda, kalba vadovė, kelionės laiką irgi galima panaudoti produktyviai.
„Važiuojame į Rygą su komanda. Automobilyje padiskutavome, sprendimus užfiksavome ir iš karto informaciją išsiunčiame, kam reikia. Kas iškėlė klausimą, tam ir tenka atsakomybė užfiksuoti sprendimus ir pasidalyti jais. O juk galima sakyti, kad kai grįšime, tuomet ir pasidalysime sprendimais. Bet juk tada jau bus kiti darbai ir kiti reikalai. Taigi mokau komandą dirbti iš karto“, – pasakoja p. Spaičė.
Vadovė aiškina, kad įmonėje naudoja programą „Trello“, kurioje iš karto fiksuoja, kas buvo nuspręsta susirinkimuose, kas už kokias užduotis atsakingas, čia fiksuojami ir darbų atlikimo terminai.
Dar vienas svarbus dalykas, kurį diegia vadovė, – gerbti vienam kito darbą ir duoti laiko pasirengti susitikimams. Ponia Spaičė pasakoja, kad kartais dar būna, kai vienas darbuotojas atlieka užduotį ir prašo įvertinti, tačiau vertintojui nepalieka laiko pasirengti.

„Darbuotojas šūkteli, kad persiuntė pristatymą ir prašo pažiūrėti. Tada abu darbuotojai atsidaro prezentaciją ir nagrinėja. Pirmasis, kuris pristatymą kūrė, turi, ką pasakyti. Antrasis, prezentaciją matantis pirmą kartą, aišku, kad ne. Rezultatas būtų geresnis, jei darbuotojas skirtų laiko prezentacijos peržiūrai, apgalvotų, ką reikėtų patobulinti, tada, iš anksto susitaręs, susitiktų su autoriumi ir pareikštų pastabas“, – pasakoja p. Spaičė.

Naudingos taisyklės

Ieva Iacob, UAB „Grand partners“ konsultantė, siūlo vadovautis „Trijų taisykle“. Tai reiškia, kad kasdien reikia suplanuoti tris esminius darbus, kuriuos privalu atlikti. Taip pat galima apsibrėžti tris svarbiausius savaitės darbus.
„Juk dažnai žmonės sako, kad, atrodo, tiek dirbau, o dienos pabaigoje supratau nieko apčiuopiamo nepadaręs. Tris tikslus įsivardyti reikia todėl, kad tiek žmogui lengviausia atsiminti. Kita vertus, juk mes negyvename burbule. Tikrai dieną bus gaisrų, kuriuos privalėsime gesinti. Taigi dar daugiau įsipareigojimų būdų pernelyg sunku įgyvendinti“, – kalba p. Iacob.

Specialistė atkreipia dėmesį, kad veiksmingas darbas priklauso nuo keleto dalykų: laiko valdymo, energijos ir dėmesio. Jei bent vienas iš šių dedamųjų šlubuoja, tuomet ir rezultatas nėra toks, kokio tikimasi.
„Dažniausia klaida, kad ieškome priemonių laikui valdyti, bet nekreipiame dėmesio į kitus aspektus. Juk jei trūksta energijos arba negalime sutelkti dėmesio, nuolatos blaškomės, nieko nepadarysime“, – pabrėžia p. Iacob.
Specialistė įvardija didžiausius šiuolaikinių žmonių laiko vagis: neorganizuotumas ir netvarka, kurioje gyvename.
„Daugiausia laiko kasdien sugaištame įvairioms paieškoms. Žmonės neužsirašo svarbių dalykų, o viską stengiasi laikyti galvoje. Taigi viską, ką reikia nuveikti, geriausia užsirašyti. Tai galima padaryti užrašų knygelėje, telefonu ir pan. Antra, darbų sąrašuose nereikia suplakti tiek smulkių užduočių, tiek svarbių projektų. O žmogus jau toks – pirmiausia atliks nesunkius darbelius, pavyzdžiui, kam nors paskambins ar išsiųs laiškus, o sunkias užduotis (baigti projektą – VŽ) atidėlios. Taigi sudėtingas užduotis patartina suskaidyti dalimis, tada imtis darbo“, – kalba pašnekovė.

Visą straipsnį VERSLO ŽINIOSE rasite čia.

← Atgal į naujienų sąrašą

Pridėti komentarą

Jūsų el. paštas nebus rodomas.

Galite naudoti šiuos HTML kodus: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>