Kaip žinoti, ar mano komanda efektyvi? Ar yra būdų pagerinti darbuotojų darbo rezultatus, kad per tą patį laiką jie padarytų daugiau ar tiesiog iki galo užbaigtų pradėtus darbus?
Panagrinėkime paprastą gyvenimišką situaciją. Norėdami atlikti remonto darbus, jūs sėdate į mašiną ir važiuojate, pavyzdžiui, į „Senukus“ nusipirkti įrankių ir kitų priemonių. Kol keliaujate, lyg ir aišku, kiek ko reikia.
Įėjus į didžiulę salę su daugybe produktų ir priemonių, aiškumo vis mažiau ir jau sunku prisiminti, ko atėjote. Jūs traukiate iš kišenės lapelį su pirkinių sąrašu ir paduodate jį pardavėjui, kad jis padėtų viską rasti. Pardavėjas, puikiai išmanantis savo darbą, greitai surenka visas priemones ir maloniai atsisveikina. Patenkintas, kad viskas taip greitai baigėsi, jūs grįžtate namo.
Dabar atėjo laikas dirbti! Tik išardęs remontuojamą vandens čiaupą, staiga suprantate, jog tarpinės, kurias jums padavė pardavėjas, visiškai netinka. Maža to, teptukas visiškai netinka lakui ir jūs pamiršote nusipirkti švitrinio popieriaus. Suvokęs, kad negalite pradėti numatytų darbų ir jums vėl teks grįžti į parduotuvę, jūs ieškote ant ko išsilieti. Jums ateina nuostabi mintis – pagrindinis kaltininkas yra pardavėjas, kuris neteisingai sukomplektavo jums medžiagas ir priemones.
Jūs nuskubate atgal į parduotuvę, „pamokote“ pardavėją, kaip iš tikrųjų turi dirbti profesionalai, sumokate dar kartą už norimas medžiagas ir, puikiai jausdamiesi, kad gerai išsprendėte situaciją, grįžtate namo. Važinėjimai pirmyn atgal jus gerokai išvargina, jau vakaras, ir jūs nusprendžiate atidėti savo projektą iki kito savaitgalio.
Situacija gana banali ir kai kam iki skausmo pažįstama. Akivaizdu, kad šioje situacijoje tikrai yra būdų padidinti šio projekto vykdymo efektyvumą. Mano manymu, svarbu užduoti klausimą – jei pirkėjas buvo savo statybinio projekto vadovas, o parduotuvės pardavėjas buvo šio projekto komandos narys, tai ką projekto vadovas galėjo padaryti kitaip, kad darbai vyktų sklandžiau ir rezultatas būtų pasiektas lengviau ir greičiau?
Atrodo, jog lengviausias būdas – tiesiog apkaltinti komandos narius nekompetencija. Tačiau ką gali padaryti įmonės, visuomeninės organizacijos ar kad ir visai nedidelio projekto vadovas, kad jis ir jo komanda parodytų aukščiausius našumo rodiklius?
Aiškus sprendžiamos užduoties supratimas
Kartais tenka matyti, kaip vadovai pradeda susirinkimą ar susitikimą ne nuo aiškaus problemos, kurią reikia išspręsti, suformulavimo, bet nuo kaltųjų ieškojimo arba tiesiog iš karto siūlydami sprendimą ir deleguodami užduotis. Kitaip tariant, užuot pasakę ką reikia išspręsti ir leidę darbuotojams siūlyti galimus sprendimų būdus, kalba apie tai, kaip tai turi būti padaryta arba kaip blogai, kad yra tokia problema, ir kažkas už tai turi būti atsakingas.
Norėdami ugdyti komandą, kuri bus orientuota į problemų sprendimą, o ne į jų vengimą, bet kokį pokalbį su darbuotojais stenkitės pradėti aiškiai suformuluodami tikslą, kurį norite pasiekti, arba problemą, kurią norite išspręsti.
Tai ne visada paprasta, nes vadovas pats kartais iki galo nesuvokia problemos ir tikisi, kad diskusija padės ją išsiaiškinti. Darbuotojai spręs tą užduotį, kurią jūs suformulavote.
Mūsų pavyzdyje su statybinių medžiagų parduotuvės atstovu, jis iš tiesų puikiai atliko savo užduotį. Klientas, kaip situacijos vadovas, suformulavo jam konkrečią užduotį – surasti medžiagas pagal pateiktą sąrašą. Jis viską rado, taigi užduotį įvykdė. Jei užduoties rezultatas netenkina, reikia peržiūrėti užduoties formuluotę, jos aiškumą ir tikslumą.
Klientas galėjo kitaip suformuluoti užduotį pardavėjui, kad labiau išnaudotų jo žinias ir patirtį: „Aš remontuoju vonios vandens čiaupą. Ar galėtumėte patarti, ką man reikia nusipirkti, kad galėčiau pabaigti pradėtą darbą?“
Toks klausimas priverčia komandos narius įsigilinti į problemos esmę, mąstyti, labiau panaudoti savo potencialą problemai išspręsti. Parduotuvėje tai reiškia, kad jūs mažiau suksite galvą ir jumis bus efektyviau pasirūpinta, o darbe – kad jūsų kolektyvas bus labiau įsitraukęs, motyvuotas, atsakingas ir kompetentingas.
Tylus pasyvumas
Kartais girdžiu vadovų nuogąstavimus, kad darbuotojai tiesiog nesiūlo savo sprendimų, ir viską reikia spręsti patiems. O kai vadovas nusprendžia, darbuotojai nelabai noriai vykdo, nepadaro iki galo arba padaro ne taip, kaip jūs tikėjotės.
Atsiranda natūralus poreikis suversti visą kaltę komandai ir dar kartą pasijusti darbo rinkos įkaitu: „Ką padarysi, tokie tie žmonės Lietuvoje.“ O blogiausia, kad toks įsitikinimas nieko nesprendžia, jis tik sustiprina jūsų įsitikinimą, kad viską reikia daryti pačiam, jei nori, kad būtų padaryta.
Tačiau galbūt tokią situaciją mes patys ir sukūrėme. Prisiminkime, kad viską, kas vyksta įmonėje, sukūrė vadovas, arba jis leido kitiems tai sukurti. Dažnai nauji darbuotojai, kurie mato jūsų įmonę tokią, kokia ji yra, pradeda uždavinėti klausimus arba siūlyti idėjas.
Jūsų reakcija į tokią jų iniciatyvą greitai juos pamoko, kokių atsakymų jūs tikitės ir kiek reikia reikšti savo idėjas. Ir galbūt tos idėjos buvo tikrai prastos, bet neišklausęs prastos idėjos, jūs neišgirsite ir geros, nes niekas nebekalbės.
Tačiau viskas pataisoma. Tiesiog pradėkite klausytis savo darbuotojų nuomonės. Dėkokite jiems už jų idėjas. Iš pradžių tam reikia skirti daug daugiau laiko nei vėliau. Darbuotojai taip pat mokysis dėstyti savo mintis, konstruktyviai kritikuoti vienas kito pasiūlymus, pateikinėti argumentus.
Tiesa gana paprasta – jei darbuotojas negalėjo išsakyti savo idėjos ar nuomonės dėl problemos sprendimo ar kito pasiūlymo, jis greičiausiai nepritars idėjai 100 procentų ir dažnai minimaliai stengsis, kad problema būtų išspręsta.
Be asmeninio įsitraukimo darbuotojai į tam tikrą užduotį neįdeda visų pastangų ir širdies. Be šių dalykų komandai gali nepakakti ryžto ir motyvacijos pabaigti pradėtą darbą. Prieš leisdami žmonėms vykdyti užduotį paklauskite, kiek jie tiki šiuo sprendimu ir kiek yra pasiruošę jį vykdyti, kas sukelia abejones. Tai paprasti klausimai, bet jie iš karto parodo vadovui, ar jo komanda yra pasiruošusi atlikti užduotį, ar aiškiai supranta sprendžiamą problemą, ar komandoje yra pakankamai vidinės energijos numatytam planui įgyvendinti.
Lūkesčiai
Jei norite, kad jūsų komanda dirbtų efektyviai ir pasiektų numatytus rezultatus, žmonės turi aiškiai suvokti jūsų lūkesčius jų atžvilgiu.
Vienas paprastas įrankis – pasakykite darbuotojui jo pareiginę instrukciją vienu sakiniu. Tai iš tiesų nepaprasta, ypač kai darbuotojui pavesta daugybė darbų ir jo pareiginė instrukcija netelpa į tris lapus. Tačiau būtina sutraukti visa tai į vieną sakinį. Pabandykite tai pasakyti visiems savo darbuotojams, iš kurių tikitės maksimalaus rezultatyvumo – administratorei, pardavimo vadybininkui, gamybos vadovui.
Visos darbo vietos buvo sukurtos kaip tam tikros problemos sprendimas. Kokią problemą sprendžia gamybos vadovo darbo vieta? Vyriausiojo finansininko? Suformuluokite tai vienu sakiniu ir aptarkite tai su darbuotoju. Toks konkretumas padės jam priimti teisingesnius sprendimus ir padarys jo darbą efektyvesnį, nes nuo dabar jis visus savo sprendimus matuos per savo darbo vietos sprendžiamos problemos prizmę. Tai padės išvengti daug dirbančių, bet mažai padarančių darbuotojų.
Darbuotojo tinkamumas
Kai vadovas aiškiai supranta, ko jis tikisi iš tam tikros darbo vietos, iš tam tikro padalinio, tampa aišku, kokių žmonių jam reikia.
Koks yra jūsų komandos tikslas? Laimėti projektą? Tapti rinkos lyderiu? Kuo aukštesnis tikslas, tuo didesni lūkesčiai komandos atžvilgiu. Kyla natūralus klausimas, į kurį turi atsakyti kiekvienas vadovas: „Kokių žmonių man reikia, kad su jais galėčiau pasiekti iškeltą tikslą?“
Sudarykite būtinų darbuotojo savybių sąrašą ir įvertinkite esamų komandos narių tinkamumą. Ar jūs matote, kaip su jais jūs galite laimėti? Jei ne, ko jiems trūksta? Ar tai galima išugdyti? Kaip jūs tai padarysite ir kada? Ką darysite, jei darbuotojas nesugebės paaugti iki jam keliamų reikalavimų?
Aiškūs lūkesčiai ženkliai patobulina personalo atrankos procesą. Jūs pradėsite samdyti ne tuos darbuotojus, kurie jums patinka arba gali būti lojalūs, nes jus sieja šeimos ar draugystės ryšiai, bet tuos, kurie gali pasiekti užsibrėžtų tikslų ir sustiprins jūsų komandą. O jei tokio žmogaus kol kas nerandate, tai geriau nieko nesamdyti, nei priimti darbuotoją, kurį vis vien turėsite atleisti, nes jis mažins visos komandos efektyvumą.
Komandos dvasia
Dažnai per mokymus vadovai klausia, kaip išugdyti savo įmonėje komandos dvasią, kad visi dirbtų išvien, palaikytų vienas kitą, kad atsirastų „mes“ mąstymas.
Yra daug įvairių būdų, tačiau siūlau jums išbandyti vieną paprastą įrankį. Sukurkite galimybę kiekvienam darbuotojui, įskaitant vadovą, reguliariai užduoti vienas kitam tokius klausimus: „Ką aš darau, kas trukdo tau sėkmingai atlikti savo darbą“ ir „Kaip galėčiau tau padėti tavo darbe?“
Be abejo, šitie klausimai reikalauja atvirumo ir drąsos. Todėl šiuos klausimus pirmiausiai turi uždavinėti pats vadovas. Kai tik darbuotojai pamatys, kad tai nuoširdu, ir visų pirma pats vadovas nori dirbti su jais komandoje, jie lengviau darys tą patį vieni kitiems ir šalins kliūtis, trukdančias komandai pasiekti užbrėžtą rezultatą.
Efektyvios komandos ugdymas – tai ilgas ir kruopštus procesas. Kaip treneris, aiškiai supraskite, kokių tikslų jūs siekiate, ko tikitės iš savo komandos ir iš kiekvieno jos nario. Aiškiai tai išdėstykite savo komandai, užtikrinkite, kad visi komandos nariai tai supranta ir pritaria ne tik protu, bet ir širdimi. Reguliariai suteikite jiems grįžtamąjį ryšį, kaip jiems sekasi įgyvendinti jūsų lūkesčius, netoleruokite pasyvumo ir nevykdymo.
Samdykite tik tuos, kurie iš tiesų atitinka jūsų keliamus reikalavimus ir neleiskite, kad komandoje atsirastų atsitiktinių žmonių.
P.S. Šiame straipsnyje aptariamas komandos efektyvumo didinimo metodas yra paremtas „coaching“ metodika, kai vadovas įtraukia darbuotojus į problemų sprendimo procesą, taip ugdydamas tam tikras komandos narių savybes ir gerindamas visos komandos rezultatyvumą.
